Cobra tu cartera con Winora

Carga lo que te deben, comparte un link o un portal de pagos con tu marca, y deja que Winora le recuerde a cada cliente por correo, dentro de lo que permite la ley. Cada pago llega como cualquier otro cobro de tu negocio: directo a tu cuenta si cobras con tu propia afiliación, o a tu saldo en Winora si cobras con la de Winora.

# Qué es Cartera

Cartera es el módulo de Winora para cobrar lo que te deben: cuotas, mensualidades, facturas, créditos o administración. Está en tu panel, en Cobrar → Cartera, y lo activa Winora para tu comercio (si no lo ves, escríbenos).

# Ponla en marcha

Cuando Winora activa Cartera, en Resumen aparece la tarjeta Pon en marcha tu cartera con cuatro pasos. Puedes cargar deudas desde el primer día: mientras no publiques, a tus clientes no les llega nada automático.

1. Cómo cargas tu cartera: por archivo (a mano, CSV o API), por formulario o en línea. Puedes elegir varias.
2. Tu portal y tu empresa: el nombre que verán tus clientes y tu correo de soporte (si usas la consulta en línea, también la dirección de tu portal). Winora lo revisa antes de mostrarlo; mientras tanto tus clientes ven tu razón social.
3. Tu cartera lista: según lo que elegiste, al menos una deuda cargada, un formulario creado o tu sistema conectado y probado.
4. Publicar: desde ahí salen los recordatorios (si los encendiste) y abren tu portal y tus formularios (cuando Winora los apruebe).

Antes y después de publicar

# Cargar lo que te deben

Cada deuda tiene un deudor, un concepto, un monto en pesos y una fecha de vencimiento.

A mano

En Deudas → + Nueva deuda. Si el documento del deudor ya existe, se usa el mismo deudor; así cada cliente tiene un solo estado de cuenta con todo lo que te debe.

Con un archivo (CSV)

En Importar CSV descargas la plantilla, la llenas en Excel y la subes. Antes de crear nada ves una vista previa con los errores de cada fila. Hasta 500 filas por archivo; sirve el separador ; (el de Excel en Colombia) o ,.

nombre;tipo_documento;documento;correo;celular;concepto;referencia;monto;vencimiento;recargos;cuota;proyecto
Ana Gómez;CC;1020304050;ana@correo.com;3001234567;Mensualidad octubre;FAC-1001;250000;2026-10-31;10:5%|30:10%;125000;principal

Cobros recurrentes

Para lo que se cobra igual cada mes (pensión, administración, arriendo): en Cobros recurrentes defines el deudor, el monto y el día de vencimiento, y Winora crea la deuda de cada mes unos días antes de que venza (10 por defecto; lo cambias entre 3 y 30 en Configuración → Recordatorios). Puedes pausarlo o terminarlo cuando quieras.

Desde tu sistema (API)

Si tu área técnica prefiere cargarla automáticamente, la API de Cartera crea, actualiza y anula deudas, de una en una o hasta 200 por lote.

# Formularios de recaudo

Para cuando no tienes una base de deudas: un conjunto que cobra la administración, un colegio que recibe pagos por grado, un evento. Creas un formulario con tus campos y lo compartes en pagos.winorapay.com/f/tu-formulario; quien paga escribe sus datos y el valor, y Winora crea la deuda y lo lleva a pagar.

• Monto: fijo, una lista de opciones (hasta 6, por ejemplo “Mensualidad” y “Matrícula”) o libre entre un mínimo y un máximo. El valor siempre lo decide Winora con tu configuración, nunca el navegador.
• Campos: hasta 8 propios (texto, número, fecha o lista), por ejemplo “Apartamento” o “Grado”, y puedes pedir documento y celular.
• Cada envío crea un pagador nuevo: un formulario público nunca toca a tus deudores reales. Las respuestas salen en el detalle de la deuda, en el Excel y en la API.
• Si no se paga en 24 horas, la deuda se anula sola y no ensucia tu cartera. Si el pago se aprueba tarde, la deuda revive como pagada.
• La dirección, el título y el texto los aprueba Winora antes de abrir el formulario.

# Consulta en línea

Si tu cartera vive en tu propio sistema (contable, de créditos, de la copropiedad), no hace falta cargarla: cuando un cliente busca en tu portal, Winora le pregunta a tu sistema, en el momento, qué debe esa persona. Tú eliges si el portal busca solo en lo cargado, solo en tu sistema o en los dos.

• Tu área técnica expone una dirección que responde un formato fijo; la guía técnica trae ejemplos en Node.js, PHP y Python.
• Se configura en Configuración → Integraciones, con un botón Probar consulta para verificar la conexión sin guardar nada.
• Antes de cobrar, Winora vuelve a preguntar si la consulta tiene más de 2 minutos, para no cobrar un saldo viejo. Si tu sistema no responde, el cliente ve “intenta de nuevo en unos minutos”.
• Winora no envía recordatorios de estas deudas (las pudiste cobrar por tu lado): los recordatorios siguen siendo tuyos.

# Portal y marca

Tu portal es una página con tu marca en pagos.winorapay.com/tu-comercio, donde cada cliente busca lo que debe y paga una, varias o abona. Se configura en Configuración → Marca y portal, con una vista previa de cómo lo verá tu cliente.

• Cómo te ve tu cliente: nombre a mostrar, correo y teléfono de soporte, logo y color.
• Cómo busca: con su documento, con la referencia de la deuda o con cualquiera de los dos; y para confirmar que es él, los últimos 4 dígitos de su celular o su correo. Buscando por referencia siempre se confirma con el correo.
• Seguridad: la respuesta es la misma haya o no coincidencia, para que nadie averigüe quién te debe, y hay un tope de intentos (5 por documento cada 15 minutos y 10 al día).

Lo que revisa Winora

Antes de mostrarlo a tus clientes, Winora revisa la dirección del portal, el nombre, el título, la bienvenida, el contacto de soporte, el logo, el color y la página de respuesta. Es para que nadie se presente con la marca de un banco o de otra empresa. Mientras revisa un cambio, tus clientes siguen viendo la última versión aprobada; solo un cambio de dirección cierra el portal hasta aprobar la nueva.

Proyectos

Si manejas varias sedes, conjuntos o líneas de negocio, cada proyecto puede tener su portal, su logo y su color. Es opcional: lo que no tiene proyecto va al principal. Al crear una deuda (a mano, en el CSV con la columna proyecto o por API) eliges el proyecto. El portal de un proyecto muestra solo sus deudas, pero el paz y salvo siempre mira todo lo que el cliente te debe.

# Cómo pagan tus clientes

Cada deuda tiene su link de pago (lo copias o lo envías por WhatsApp desde la deuda), y cada deudor su estado de cuenta con todo lo pendiente. Pagan en el checkout seguro de Winora y el dinero te llega según el modelo con el que cobras.

Horario de pago

En Configuración → Pagos y recargos puedes recibir pagos solo en ciertos días y horas (hora de Colombia). Fuera de horario tu cliente ve lo que debe y cuándo vuelve a abrir, pero no puede pagar. Aplica a los links, al estado de cuenta, al portal y a los formularios. Quien acaba de llenar un formulario tiene 30 minutos para pagar aunque la franja cierre.

Página de respuesta

Opcional: una página tuya (por ejemplo, la de gracias de tu web) a la que tu cliente puede volver al terminar de pagar, con un botón “Volver a tu comercio”. Solo direcciones https de tu dominio, y pasa por la revisión de Winora.

Abonos, varias deudas a la vez y recargos

• Pagar varias deudas en un solo pago, abonos (pagar menos del saldo, con un mínimo que tú fijas) y montos a escoger (la cuota): los habilita Winora para cada comercio. Escríbenos si los necesitas.
• Recargos por pago tardío: también los habilita Winora, con un tope del 20 % del monto. Se aplican por fechas que tú defines y el cliente ve cuánto y desde cuándo.
• Pausar los pagos en línea: tus clientes siguen viendo lo que deben, pero no pueden pagar en línea (les pedimos que te contacten), tu portal se cierra y no salen recordatorios.

Estado de cuenta y paz y salvo

Cuando un cliente no tiene saldo pendiente, desde su estado de cuenta descarga un paz y salvo con un código para que lo verifiques. Siempre cubre todas sus obligaciones contigo, no solo las de un proyecto.

# Recordatorios

Si los enciendes (Configuración → Recordatorios), Winora le escribe por correo a cada deudor con el link para pagar. Salen solo con la cartera publicada.

• Cuándo: por defecto 3 días antes del vencimiento y 1, 8, 15 y 30 días después. Puedes elegir hasta 6 envíos, entre 10 días antes y 90 después.
• Qué dicen: el texto base de Winora más un párrafo y una firma tuyos, con {nombre}, {saldo}, {vence} y {comercio}. Por seguridad no pueden llevar links, correos, teléfonos ni números de cuenta: tu cliente te contacta por tu soporte aprobado y paga con el botón.
• Las respuestas al correo te llegan a tu correo de soporte aprobado.
• Si un cliente promete pagar en una fecha (lo registras en la deuda), los recordatorios se pausan hasta esa fecha; si no cumple, la deuda lo muestra.
• También puedes mandar uno al momento con Enviar recordatorio ahora, en el detalle de la deuda.

Lo que fija la ley (Ley 2300 de 2023)

Esto no se puede cambiar: Winora lo cumple por ti.

• Solo de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y sábados de 8 a. m. a 3 p. m.; nunca domingos ni festivos.
• Máximo un contacto por semana a la misma persona, aunque tenga varias deudas.
• Cada correo trae cómo dejar de recibirlos, y Winora respeta esa baja.

# Seguimiento y reportes

• Resumen: por cobrar, vencido y recuperado en el mes, y la antigüedad de tu cartera (al día, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días). Tocar una franja te lleva a esas deudas.
• Pagos por fuera: si te pagan en efectivo, consignación o datáfono, lo registras en la deuda y el saldo baja. Si te equivocaste, lo puedes quitar.
• Reembolsos: si reembolsas un pago, la deuda vuelve a quedar pendiente sola.
• Historial: cada deuda guarda quién la creó, cambió, anuló o pagó, y los recordatorios enviados.
• Excel: ver Exportar.

# Estadísticas

En la pestaña Estadísticas eliges un período (este mes, 3, 6 o 12 meses, el año o unas fechas) y, si tienes proyectos, uno de ellos.

• Recaudo y recuperación: lo recaudado (sin lo reembolsado), la cartera nueva, el porcentaje recuperado de lo que venció en el período y cuántos días antes o después del vencimiento te pagan en promedio. Por mes: lo nuevo, lo recaudado y lo vencido al cierre de cada mes.
• Cómo pagan: por medio de pago (tarjeta, PSE, Nequi… y lo registrado a mano), por canal (link de la deuda, pago agrupado del estado de cuenta, formulario) y por proyecto.
• Morosidad: los deudores con más saldo vencido hoy y las promesas de pago cumplidas, rotas y vigentes.
• Efectividad: recordatorios enviados y cuántos pagos entraron en los 7 días siguientes; formularios enviados, pagados y los que se anularon sin pagar.

Cada gráfica tiene Ver tabla con los mismos datos.

Exportar

Con Exportar… (en Deudas y en Deudores) eliges, en un solo paso a paso:

1. Qué: deudas, pagos recibidos, deudores o recordatorios enviados.
2. Filtros: un rango de fechas (de vencimiento, creación o pago en las deudas; de pago en los pagos; de envío en los recordatorios), el estado de las deudas y el proyecto.
3. Columnas: marcas las que quieras. Las que tienen datos personales (documento, correo, celular, respuestas de formularios) vienen marcadas como tales.
4. Formato: Excel (montos como número y fechas como fecha) o CSV.

Antes de descargar ves cuántas filas saldrán. El máximo es 50.000 por archivo: si hay más, acota el filtro. Las columnas con datos personales solo las exporta un administrador del comercio. El panel recuerda tus columnas y tu formato, y cada exportación queda registrada.

# Integraciones

En Configuración → Integraciones está lo que conecta Cartera con tu sistema. Si lo maneja tu área técnica, compárteles la guía técnica de Cartera.

• Webhooks de cartera: avisan a tu sistema cuando una deuda se crea, se abona, se paga, se vence, se anula o se reabre. Vienen apagados.
• Consulta en línea: ver Consulta en línea.
• API: tus llaves están en Desarrolladores → API keys. Con una llave de prueba solo ves deudas de prueba.

# Preguntas frecuentes

¿Necesito crear un proyecto antes de cargar deudores?

No. Los proyectos son para quien maneja varias marcas o sedes. Sin proyecto, todo va al principal con tu marca general.

¿Winora recibe el dinero de mis clientes?

Depende de cómo cobres. Con tu propia afiliación, el pago va directo a tu cuenta por medio de tu adquirente y Winora solo orquesta el cobro. Con la afiliación de Winora, el pago entra a tu saldo en Winora y pides el retiro a tu cuenta.

¿Puedo probar sin cobrar de verdad?

Sí. En modo prueba (el selector Pruebas del panel) las deudas y los pagos son simulados. Las deudas de prueba y las reales nunca se mezclan en un mismo pago.

Mi cliente dice que no encuentra su deuda en el portal

Revisa que la deuda tenga su documento (o la referencia, si buscan por referencia) y el celular o el correo con que confirma quién es. Si cargaste la deuda sin esos datos, puedes mandarle el link de la deuda directamente.